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Protokoll 1. Treffen Lokale Vorbereitungsgruppe Stuttgart

 

Ort und Zeit

Sonntag, 5. August 2007, AIDS-Hilfe Stuttgart

Teilnehmer/innen

Joachim Stein (Vorstand AH Stuttgart), Uli Hallenbach (Vorstand AH Stuttgart), Franz Kibler (Geschäftsführer AH Stuttgart), Gaby Wirz (Geschäftsführerin AH Baden-Württemberg), Roland Bauer (JES Stuttgart), Gerd Brunnert (eva – Aidsberatungsstelle), Gerd Breitfeld (Mitarbeiter AH Stuttgart, Mitglied der bundesweite Vorbereitungsgruppe), Laura Halding-Hoppenheit (Wirtin Stuttgart und Unterstützerin der AH), Dirk Hetzel, Martin Westphal und Silke Klumb (alle DAH)


Tagesordnung

  1. Einführung
  2. Auftaktveranstaltung
  3. Schirmherrschaft
  4. Rahmenprogramm im Vorfeld der Konferenz
  5. Rahmenprogramm während der Konferenz
  6. Abschlussfest
  7. Kinderbetreuung
  8. Zusammenarbeit und Einbindung weiterer Kooperationspartner/innen vor Ort
  9. Terminvereinbarung

 

TOP 1: Einführung

 

Der Termin für die Konferenz 2008 soll in der zweiten Augusthälfte liegen, ist jedoch abhängig von den Verhandlungen mit den Hotels und Tagungsräumen.

Wir versuchen, noch in diesem Monat, Termin und Veranstaltungsort festzulegen. Das enge Finanzbudget macht die Suche schwierig, da Stuttgart besonders teuer ist. Leider sind die günstigsten Angebote häufig von großen Hotelketten, die Rabatte gewähren können. Alternativen werden von uns gründlich geprüft.

Aufgrund der gesundheitlichen Einschränkungen der Teilnehmenden müssen zumindest ein Teil der Hotelzimmer in unmittelbarer Nähe des Tagungsortes angeboten werden können, was die Auswahl weiter einschränkt.

Für die Bereitstellung von rollstuhlgerechten Zimmern muss gegebenenfalls auf mehrere Hotels ausgewichen werden.

Ein wesentliches Ziel für die Konferenz 2008 ist eine größere Öffentlichkeit und Sichtbarkeit der Veranstaltung vor Ort und damit auch des Lebens mit HIV/AIDS. Daher soll der Veranstaltungsort möglichst zentral liegen, aber auch Veranstaltungsteile möglicherweise an öffentlichen Orten stattfinden.

Die zahlreichen Kontakte der Mitglieder der lokalen Vorbereitungsgruppe zu Politik, Parteien und Verwaltung in der Stadt und im Land sind hierfür sehr hilfreich.

Die Konferenz steht im nächsten Jahr zudem im Rahmen der 25 Jahre AIDS-Hilfe in Deutschland und soll als solche auch gefeiert werden.

Es gibt einige feste Elemente in der Kooperation von Bundesgeschäftsstelle und regionaler AH:

  • Pressekonferenz: in der Regel Mittwoch Vormittag an einem öffentlichen Ort
  • Kinderbetreuung (siehe unten)
  • Rahmenprogramm im Vorfeld der Konferenz

Die inhaltliche Vorbereitung der Konferenz liegt bei der bundesweiten Vorbereitungsgruppe.

Die regionale Vorbereitung liegt in den Händen der regionalen Vorbereitungsgruppe, muss aber mit dem Gesamtkonzept der Konferenz abgestimmt werden.

Die Bundesgeschäftsstelle gewährleistet die Kommunikation zwischen den unterschiedlichen Akteuren und unterstützt bestmöglich die Planungen und Aktivitäten vor Ort.


TOP 2: Auftaktveranstaltung

 

Ziel ist es, die Auftaktveranstaltung an einem öffentlichen Ort durchzuführen und damit die Konferenz bereits zu Beginn in der Stadt sichtbar zu machen.

An einem öffentlichen Ort ist die Presse auch besser zu gewinnen.

Wir würden gerne neben 400 Konferenzteilnehmer/innen Platz für 200 Gäste einplanen.

 

TOP 3: Schirmherrschaft

 

Die Entscheidung über die Schirmherrschaft für die Konferenz liegt beim Bundesvorstand, Vorschläge werden gesammelt und geprüft.

 

TOP 4: Rahmenprogramm im Vorfeld der Konferenz

 

Einbettung der Konferenz in regionale Events: eine Überlegung wäre ein Auftakt zur Hocketse 2008 als Startschuss für eine Veranstaltungsreihe, die dann in der Konferenz mündet. „Der Countdown läuft ...“.

Ein Ziel könnte sein, die Veranstaltungen der Kooperationspartner/innen im Bereich HIV/AIDS unter das Label „Positive Begegnungen“ zu stellen (z.B. Patientencafé, Brunch etc.).

Teil der Veranstaltungen im Vorfeld könnte zum Beispiel auch ein Kinoprogramm sein.

 

TOP 5: Rahmenprogramm während der Konferenz

 

Zielgruppe für ein Programm während der Konferenz müssen in erster Linie Stuttgarter/innen sein. Die Teilnehmer/innen der Konferenz haben wenig Kapazitäten für die Nutzung eines Begleitprogramms, da das Konferenzprogramm wenig Zeit lässt. Es sollte nicht mit einer größeren Teilnehmerzahl aus diesem Bereich gerechnet werden.

Ideensammlung:

  • täglich eine öffentliche Veranstaltung, um an die öffentliche Auftaktveranstaltung anzuschließen
  • Veranstaltung/Workshop an einem öffentlichen Ort, wie. z.B. Museum für Sterbekultur
  • Öffentliche Veranstaltung mit Referent(inn)en, die für die Positiven Begegnungen angereist sind und sonst nicht nach Stuttgart kommen
  • Illuminierung des Fußweges vom Opernplatz (Namen und Steine) zum Theaterhaus (wenn Veranstaltung dort durchgeführt wird)
  • Trauerinstallation öffentlich machen (z.B. bei „Namen und Steine“, See o.ä.)
  • Lichtschleife in den Hügeln
  • DAH – Blowups in der Stadt sichtbar hängen?
  • Fahnen über die Hocketse hinaus hängen lassen?
  • Führungen in der Stadt, wenn thematischer Bezug zur Konferenz als Workshop
  • Präsentation über Stuttgart für die Teilnehmer/innen in der Einführungsveranstaltung (Donnerstag Nachmittag); Einbindung der Videowerkstatt?
  • Kinoprogramm?
  • Angebot für die Konferenzteilnehmer/innen in der AH Stuttgart? (Bsp. Freitag Abend?)

 

TOP 6: Abschlussfest

 

Am Samstag Abend findet traditionell das Abschlussfest der Konferenz statt. Wunsch der DAH ist es, das Fest öffentlich zu machen und so ein weiteres Element der „Positiven Begegnungen“ in die Stadt zu tragen.

 

TOP 7: Kinderbetreuung

 

Während der Konferenz wird eine Kinderbetreuung angeboten.

 

TOP 8: Zusammenarbeit und Einbindung weiterer Kooperationspartner/innen vor Ort

 

Aus Sicht der DAH ist eine größtmögliche Einbindung der Akteure vor Ort in ein Rahmenprogramm im Vorfeld der Konferenz sehr wünschenswert.

Wir freuen uns, dass mit dem Arbeitskreis AIDS ein breiter Zusammenschluss hinter der Veranstaltung steht und viele Kooperationspartner/innen einbezogen werden können.

 

TOP 9: Terminvereinbarung

 

Nächstes Treffen: 11. Dezember 2007, 16.00 Uhr AH Stuttgart


Protokoll: Martin Westphal und Silke Klumb, 6. August 2007

 

Dateien:
Protokoll des 4. Treffens der Vorbereitungsgruppe Beliebt

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