Protokoll des 3. Treffens des Community Boards

 

Wann: 30. / 31. August 2004

Wo: AIDS-Hilfe Kassel

anwesend:

  • Thomas Beier, Berlin
  • Marco Jesse, Bremen
  • Andreas Hudecek, Wien
  • Petra Klüfer, Hamburg
  • Dieter Kötz, Leipzig
  • Antonino Scibilia, Wien
  • Wiltrut Stefanek, Wien
  • Bernd Vielhaber, Eddesse
  • als Gast:
  • Dirk Hetzel, DAH Berlin, zum Punkt 5. der TO

entschuldigt:

  • Michael Maier, Wien
  • Uwe Kroppenstedt, Eddesse

 

Tagesordnung:

  1. Festlegung der Moderation
  2. Festlegung der/des Protokollanten/in
  3. Zeitliche Festlegung
  4. Annahme des Protokolls der 2. Sitzung
  5. Scholarship-Programm
    1. Dirk Hetzel zu Vereinbarungen mit der Deutschen AIDS-Hilfe e.V.
    2. Vorbereitung der Mittelakquise (Aufteilung der Firmen, Festlegung der Argumentationsstrategie et c.)
    3. Osteuropa
    4. Hotel Update
    5. Sonstiges
  6. Erfolgskontrolle
  7. Aufarbeitung noch offener Fragen
  8. Vorbereitung der SK-Sitzung am 11. September
  9. Kommunikation und Umgang im CB
  10. Pressearbeit
  11. Sonstiges

 

TOP 1. Festlegung der Moderation

Moderation übernimmt Thomas Beier

 

TOP 2. Festlegung der/des Protokollanten/in

Protokoll übernimmt Dieter Kötz in Zusammenarbeit mit Marco Jesse

 

TOP 3. Zeitliche Festlegung

... zum Ablauf der Sitzung an beiden Tagen

 

TOP 4. Annahme des Protokolls der 2. Sitzung

... ist de facto durch die Zustimmung aller CB-Mitglieder per Mail bereits erfolgt und wird nochmals bestätigt. Zur Protokollerstellung wird bemängelt, dass die Menge der verschiedenen Arbeitsvarianten des Protokolls zu einer Unübersichtlichkeit geführt haben.

 

TOP 5. Scholarship-Programm

 

5.a. Dirk Hetzel zu Vereinbarungen mit der Deutschen AIDS-Hilfe e.V.

Dirk Hetzel referiert zur Unterstützung der DAH für das CB bei der Akquirierung von Geldern für das Scholarship (vgl. Anfrage des CB bei der DAH und Mail von Dirk Hetzel dazu)

-        Hinsichtlich einer Ausfallbürgschaft für die Hotelbuchung Community-Beteiligung (für die das CB an die DAIG bzw. den Kongress selbst herangetreten ist) sieht die DAH den Kongress bzw. die DAIG in der Verantwortung (was sich mit der Auffassung des CB deckt).
(folgt Diskussion zu Hotelfragen, vergleiche dazu Punkt 5.4)

-        Zimmer-, Bettenplanung im Hotel entsprechend der eingehenden Anmeldungen seitens der Community kann die DAH übernehmen, wenn das Anmeldeprozedere über DAH läuft.
Unterstützung vor Ort mit einem Counter am Anmeldeabend wäre notwendig. Das wäre eine Aufgabe für CB Österreich/AH Wien.
Bei Anreise muss Ansprechpartner im Hotel zur Verfügung stehen. Die osteuropäischen Teilnehmer, werden von connect + betreut.

 

Für die folgenden AIDS-Kongresse wird empfohlen:

-        dass die Bearbeitung der Bewerbungsunterlagen über den Kongressorganisator laufen soll,

-        dass die Akquirierung der Finanzen für die Community-Beteiligung über den Ausrichter laufen soll,

-        dass auch eine Ausfallbürgschaft für Kosten der Community-Beteiligung (Hotelbuchung) über den Ausrichter (die AIDS-Gesellschaften) oder den Organisator abgedeckt werden müsste,

-        dass die Hotelbuchung und die Zimmerverteilung über den Kongressorganisator laufen sollte, und dass diese Fragen sukzessive bei der Vorbereitung dieses Kongresses vom CB zu klären versucht werden sollen, bzw. dass das Thema „Scholarship-Programm als Teil des Kongress-Budgets und der Kongressorganisation“ mit den Präsidenten der beiden AIDS-Gesellschaften besprochen werden soll.

Zu klären ist auch, ob und inwieweit Finanzfragen zu Gesamtbudget und Community-Beteiligung veröffentlicht werden sollen. Das betrifft auch die Kosten der für die NGO-Stände.

 

5.b. Akquisition

Abklärung, ob und evtl. wie viel die Deutsche AIDS-Stiftung beisteuern kann. (Verantwortlich: Petra Klüfer, Termin: 15.09)

Bisher hatten Thomas Beier und Uwe Kroppenstedt die Akquisition gemeinsam übernommen. Uwe wird angefragt, ob seine Teilnahme möglich ist.

Technische Fragen der Akquisition werden geklärt.

Eine Antwort seitens der angefragten Firmen und anderer Sponsoren soll bis Ende September vorliegen.

 

5.c. Osteuropa

connect + ist angefragt, dessen Vorstand hat Zusammenarbeit zugesagt. Allerdings möchten sie eine kritische Auswertung des Scholarship-Programms für die Osteuropäer in Hamburg machen: Zielsetzung und -erreichung, angefallene und zu erwartenden Probleme, Zusammenarbeit und diverser administrativer Angelegenheiten, die damit im Zusammenhang stehen.

Die Bewerbungsunterlagen sowie deren Verteilungswege für Osteuropa soll mit connect+ abgeklärt werden, ebenso die Auswahl der osteuropäischen Teilnehmer.

Verantwortlich: Thomas Beier

Die AIDS-Hilfe Wien sieht sich – entgegen ihrer Zusagen vom November 2003 – nun doch nicht in der Lage, die zur Visa-Erteilung notwendigen offiziellen Einladung für die Teilnehmer aus den Nicht-EU-Staaten zu schreiben. Es bleibt hier abzuklären, was die Gründe sind und wie die AH ihre Zusagen einzuhalten gedenkt. Alternativ muss recherchiert werden, ob die notwendigen Einladungen zwingend von einer Organisation erfolgen muss, die ihren Sitz in Österreich hat.

Wiltrut und Andreas werden mit Frank Amort von der AH-Wien sprechen und beim Außenministerium recherchieren. Gleichermassen wird Bernd Vielhaber diesbezüglich Kontakt mit connect + aufnehmen.

Dieser „Rückzug“ muss mit AH Wien geklärt werden, wird zur Strukturkomitee-Sitzung vorgebracht, über die DAH mit AH Wien kommuniziert und im Ernstfall über Dr. Schmied, Prof. Brockmeyer nachgefragt.

Einladung und Betreuung der osteurop. Teilnehmer soll gewährleistet werden, dazu sind neben den weiter oben dargestellten Problemen noch finanzielle Fragen mit connect + zu klären.

Verantwortliche: Thomas Beier und Bernd Vielhaber; Termin 15.09.

Abklärung von Dolmetschleistungen in Wien, Verantwortlich: Wiltrut Stefanek und Andreas Hudecek) Termin: 15.09.

 

5.d. Hotel Update

Zur Ausfallbürgschaft (vergleiche 5.1: Standpunkt der DAH und Diskussion des CB bzw. Standpunkt des CB) wird bekräftigt, dass dies zukünftig Aufgabe des Kongressausrichters bzw. des beauftragten Kongressorganisatoren sein muss.

Petra Klüfer informiert, dass DAIG, im Gespräch vertreten durch Herrn Brockmeyer, 10.000 Euro Ausfallbürgschaft übernehmen kann.

Für die Hotelbuchung ist noch eine Rechnungsanschrift notwendig.

Ein Vertrag mit dem Hotel ist noch nicht abgeschlossen. Wird dringend angefordert.

Eine Stornierung der Reservierung muss (Stornierungsfrist des Hotels) bis spätestens 6 Wochen (15. 04. 2005) vorher erfolgen, entsprechend müssen 3 Monate vorher die finanziellen Rahmenbedingungen. (Terminfragen siehe weiter unten)

 

5.e. Sonstiges

Fragebogen muss aktualisiert und an alle zur Durchsicht geschickt werden (pdf-Format).

Der Fragebogen muss auch für die österreichischen Bewerber von der österreichischen Seite des CB2005 für Österreich umgeschrieben werden.

Inhalte dabei: Veranstaltung vor dem offiziellen Kongressbeginn, life-Ball, Buchbarkeit für diese betreffenden Nächte, Verbindlichkeit und Kostenübernahme durch Teilnehmer selbst,  Hinweis auf Datenschutz bzw. Weitergabe der notwendigen Daten an CPB bzw. das Hotel.

Vantwortlich: Dieter Kötz

Deadline für Erarbeitung der Ausschreibung: 15.10. 2004

Deadline Bewerbungsfrist: 15.01. 2005

Auswahl der Teilnehmer Mitte Februar (CB-Sitzung am 11. und 12. 02.2005 in Wien)

Versand der Teilnahmebestätigung: 15. bis 28 Februar 2005.

 

TOP 6. Erfolgskontrolle

und

TOP 7. Aufarbeitung noch offener Fragen

 

... erfolgt anhand der Aufgaben nach der Sitzung des CB im April (vgl. Liste)

-        50 Freikarten für den Kongress (ohne Hotelunterkunft) für österreichische Teilnehmer werden nochmals bei Frau Dr. Schmied erinnert.
Verantwortliche: Wiltrut Stefanek

-        "Get together" für die Scholarships und andere Community-Teilnehmer am Eröffnungsabend in der AH Wien ist bezüglich Raum und Organisation geklärt. (Rathaus Wien, das als Option noch offen stand, wird nicht weiter verfolgt, da dies aus Zeitgründen am Eröffnungsabend und auch zum Abschluss nicht möglich erscheint
Vorabklärung zum Ablauf des Abends (Reden, kultureller Beitrag) übernimmt CB Österreich.

-        Abendl. Buffett in der AH Wien ist geklärt.

-        Kooperation mit connect+, Hotelbuchung und Akquise wurden bisher laut Plan bearbeitet und jetzt mit neuen Aufgaben unterlegt, sieh dazu Punkte 5.2 bis 5.4 weiter oben.

-        Gebärdendolmetscher:

keine neuen Erkenntnisse;
Andreas Hudecek versucht nochmals (über Rosa-Lila Villa und HOSI) den Bedarf an Gebärdendolmetschern zu eruieren und festzustellen, ob dort Gebärdendolmetscher zur Verfügung stehen.
Wiedervorlage im November.

-        Pressearbeit: Zum Welt-AIDS-Tag soll eine Presseerklärung erstellt werden.

Verantwortlich: Petra Klüfer, Dieter Kötz
In Österreich wird Wiltrut Stefanek im Rahmen der Pressekonferenz zum Welt-AIDS-Tag den Kongress ebenfalls erwähnen und erklären.

Die Pressearbeit im Vorfeld zum Kongress läuft ebenfalls über Österreich.

-        Rundbrief der DAH: erledigt, wird zu dieser und folg. CB-Sitzungen analog laufen.

-        Web-Site: steht, wird von Bernd Vielhaber weiter gepflegt.

-        Forderungen des CB an den Kongress (Kinderbetreuung, Ruheraum, Freikarten) wurden an Strukturkomitte gereicht, werden weiter angefragt.

-        Community Courier: Klärung noch offen; Bernd Vielhaber prüft, welche Finanzen notwendig wären; technische Fragen, vorbereitenden Autoren-Akquisition, Themensammlung, Artikelsammlung etc. könnten durch per Werkvertrag geregelt werden; ein CB-Mitglied muss aber die Redaktionsleitung und den ViSdP übernehmen.
Wiedervorlage zur Novembersitzung.

 

TOP 8. Vorbereitung der SK-Sitzung am 11. September

 

Information zur Sitzung des SK (Strukturkomitee) im Mai durch Bernd Vielhaber und Wiltrut Stefanek.

Teilnahme seitens CB:

Wiltrut Stefanek und Antonino Scibilia,

Bernd Vielhaber und Uwe Kroppenstedt (Vertretung Marco Jesse)

Abstimmung der Teilnehmer vor der Sitzung auf Grund der dann vorliegenden Dokumente.

 

TOP 9. Kommunikation und Umgang im CB

 

Nicht anwesende Teilnehmer werden durch Bernd Vielhaber und Wiltrut Stefanek mündlich informiert. Uwe Kroppenstedt wird gebeten, sich über seine weitere Mitarbeit zu äußern.

Spezielle Fragen, an denen einzelne CB-Mitglieder arbeiten, sollten zwischen diesen kommuniziert werden, ohne gleich an alle zu gehen. Ansonsten platzen uns die Mailboxen. Jedoch sollen alle Mails in Kopie an das Sekretariat zu Witrut Stefanek gehen und werden dort zentral archiviert.

Lesebestätigung soll nur bei termingebundenen, wichtigen Fragen abgefordert werden.

Antwortforderung soll an den Kopf der Mails gestellt werden.

 

TOP 10. Pressearbeit

vgl. oben

 

TOP 11. Sonstiges

 

Diskussion zur Einreichung weiterer Themen für den Kongress durch das CB:

Abstimmung frauenspezifischer Themen mit AAWS bei der DAIG übernimmt Wiltrut Stefanek.

Vorschlag: Standardisierung von HIV-Antikörper-Test und Anforderungen an dies in Osteuropa (Thomas Beier)

Schmerzbehandlung/Zahnbehandlung bei Substitution (Marco Jesse, weitere Recherche)

Substitution und Langzeiterkrankungen (Marco Jesse)

Themenvorschläge sollen weiter er-/bearbeitet werden und zur Diskussion und Ergänzung an alle CB-Mitglieder gesandt werden.

Nächstes CB-Treffen: 24. / 25. November in München (vor den Münchner AIDS-Tagen).

Hotelanfrage und Anfrage Tagungsraum bei Münchner AIDS-Hilfe: Wiltrut Stefanek

 

Nachtrag

 

Nach der Sitzung ergaben sich folgende Fakten:

Uwe Kroppenstedt tritt von seinem Sitz im CB auf Grund neuer arbeitstechnischer Verpflichtungen zurück. Zur Strukturkomitee-Sitzung am 11. September wird Marco Jesse dessen Platz einnehmen.

Die österreichischen Teilnehmer informieren, dass sie nicht an der Sitzung des Strukturkomitees teilnehmen werden.

Auf Grund einer Terminänderung bezüglich des Beginns und Endes des Kongresses, hat das CB per Mail beschlossen, dass im Gegensatz zur ursprünglichen im Protokoll festgehaltenen Buchung bis 04. 06. 2005 die Buchung für die Teilnehmer bis 05. 06. 2005 erfolgen soll, da eine Abreise nach Kongressende kaum mehr möglich ist. Diese Abfrage der Buchung bis 05.06. wurde so in den Fragebogen aufgenommen.

 

Protokoll: Dieter Kötz/Marco Jesse

Dateien:
Was ist ein AIDS-Kongress und wozu ist er gut? Beliebt

Download

Text von Bernd Vielhaber, der zuerst im Community-Courier - Die Kongress-Zeitung des Community-Boards des 8. Deutschen AIDS-Kongresses, Nr. 1 vom 4. Juli 2001, S. 10 - 15 veröffentlich wurde.



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11.03.2012
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