Das Protokoll kann am Ende der Seite oder im Download-Bereich als pdf-Datei heruntergeladen werden.

 

Beschluss-Protokoll Kickoff Meeting 1. Nov. 2007 St. Gallen

 

Das Kickoff-Meeting wurden durch gemäss Vorbesprechung Schmied/Rockstroh/Vernazza in Sydney (vgl. Protokoll) einberufen, um einen Eindruck der Lokalitäten in St. Gallen zu erhalten, sich gegenseitig kennen zu lernen und die wichtigsten Grundlagen für die Planung des nächsten Boards zu legen.

Das vorliegende „Protokoll“ ist eher eine persönliche Zusammenfassung des Präsidenten mit einer Auflistung der Beschlussfassungen und der Pendenzen. Die Teilnehmer werden gebeten, auf allfällige Missverständnisse hinzuweisen und auch wichtige Punkte, welche hier noch fehlen, ins vorliegende Dokument einzuarbeiten und an den Präsidenten zu richten.

 

1. Zweck und Teilnehmer

 

Teilnehmer am Meeting waren:

Präsidium:

Ve Pietro Vernazza, Präsident 2009
EP Elisabeth Puchhammer-Stöckl, Co-Präsidentin 2009
BrS Brigitte Schmied (Präsidium 07)
JR Jürgen Rockstroh (Vertretung DAIG, in Zukunft Sitz durch Annette Haberl, FRM)

MCI

BS Babette Schiddel
MS Matthias Spacke

Deep Thought

HL Huberta Liebrecht

Community

BV Bernd Vielhaber (D)
MM Michéle Meyer (CH)

DAIG

VB Viviane Brunne (Vertretung DAIG/Kompetenznetz HIV/AIDS, Erfahrungen 2007)

Lokales Komitee

JS Johannes Schläpfer (Geschläftsleiter AHSGA, Fachstelle für AIDS- und Sexualfragen SG)
BB Bruno Bischoff (lokale Eventagentur, nur Nachmittag)
RE Ralph Engel (Messe St. Gallen, nur Führung 16-17 Uhr)

 

2. Look-Back Frankfurt

 

Der Morgen des Meetings war dem „lookback“ 2007 gewidmet und wurde durch BrS geleitet (Präsentation folgt). Diskussionspunkte, die insbesondere für die Planung von 2009 hervorgehoben wurden, waren:

  • Pflegesymposium sollte nicht als abgetrenntes Element aufgebaut werden. Pflege integrieren in Kongress
  • Ein spezielles meeting für Study-Nurses (z.B. Good Clinical Practice) wäre denkbar. Ebenso ein Berufsgruppen-Meeting wie die Abende der Gesellschaften.
  • Beginn Gestaltung wissenschaftliches Programm früher einsetzen
  • Positiv erlebt wurde bei der Programmgestaltung der Austausch der Expertengruppen (Grosses Meeting, an welchen kleingruppe die einzelnen Programmteile besprachen und dann im Plenum wieder diskutiert wurde).
  • Als wünschenswert wurden folgende Punkte eingebracht:
      • Abstract-Review-Process soll einer SOP folgen Programmgestaltung interdisziplinär
      • Weniger Referenten, mehr Original-Abstracts
      • Viele gute Teams haben nichts eingereicht. Muss unbedingt stimuliert werden. Teilnehmer sollten schon früh darauf vorbereitet werden, dass sie Abstracts einreichen.
      • Elektronisches Feedbacksystem (bisherige Feedback mit n=80-90 nicht räpresentativ)(ev. beide Möglichkeiten anbieten: ´alte ´+ elektr. FB ?)
  • Wiederholt wird eingebracht, dass das Programm zu dicht war, zu wenig Platz für Diskussionen war, dass keine Parallelsymposien durchgeführt werden sollten und dass zu viele Tracks parallel waren. Die einzelnen Redner sollten auch mehr Zeit für die Präsentationen haben. BrS wirft allerdings warnend ein, dass diese Absicht jedes Jahr von jedem Kongresspräsidenten/in erklärt wird, die Realität einen dann aber doch wieder einholt. Auch wenn die Platzverhältnisse in SG viele Parallelveranstaltungen zulassen, sollten wir doch versuchen und so zu beschränken, dass wir nahe ans Glasgow-Muster herankommen. Achtung: Gefahr der Grossen Räume ist aber auch wieder schlechte Diskussion.
  • Das Programm 2007 wird als zu ambitiös, umfassend beurteilt. Es wird von „Mut zur Lücke“ gesprochen.
  • Wichtige pos. Erfahrung war die professionelle Pressearbeit.
  • Kulturelles Programm war nicht primär für Kongressteilnehmer gedacht. Dies muss gut kommuniziert werden. Als grosser Fehler wird eingeräumt, dass Vorträge im Kongressgebäude aus dem Kulturellen Rahmenprogramm nicht im Hauptprogramm aufgeführt wurden.


3. SÖDAK 2009

 

Ve stellt seine Gedanken zur Planung des nächsten Kongresses zur Diskussion. Dabei werden zu folgenden Themen wichtige Beschlüsse gefasst:

  • Sprache
    Bei der Sprachregelung muss es darum gehen, das bisherige „Markenzeichen“ des Deutsch-sprachigen Kongresses nicht zu verlieren aber gleichzeitig die Teilnehmer der Französischen Schweiz zu integrieren. Als Beschluss wird gefasst:
    • Wenn immer möglich Hauptprogramm nur in Deutsch
    • Falls dies dazu führt, dass keine offiziellen Stellungnahmen möglich sind, kann auf diese problemlos verzichtet werden. FRAGE: Ist dies unisono ein Entscheid?

      Realistisch betrachte, denke ich, dass man auf offizielle Stellungnahmen – div. Vorworte – nicht verzichten wird können, da eine gew. polit. Unterstützung den Stellenwert des Kongresses in der Öffentlichkeit hebt, sich letztlich auch auf das Presseecho auswirkt. Auch könnte ich mir vorstellen, dass die Zusage der Ausfallshaftung durch das Bonner Ministerium ggf. gefährdet sein könnte. Fazit: an zwei-mehrsprachigen offiz. Stellungnahmen soll´s nicht scheitern.
    • Titel von Präsentationen nur in der Sprache, wie sie vorgetragen werden
    • Bei Einreichung von Abstracts muss die bevorzugte Sprache abgefragt werden (D / E / egal). Bei Sprachwahl Deutsch, muss Titel auch in Deutsch eingegeben werden.
    • Einzelne Sessions immer nur in derselben Sprache. Durch den ganzen Tag muss es zu jeder Zeit mindestens eine Englische Session geben.
  • Themenwahl
    Das Kongressmotto „Prepare for the long run“ ist geprägt und nicht mehr verhandelbar. Ve schlägt anstelle einer Themenverteilung der klassischen Art (Virologie, Epidemiologie, Therapie, Koinfektionen, etc) vor, mehr thematische Schwerpunkte auszuwählen und diese dann inter/pluridisziplinär zu beleuchten. Nach anfänglich zaghafter Aufnahme des Vorschlages wird dieser doch als innovativer Versuch einer ganz anderen Gestaltung gewertet und angenommen. Die Wahl der Themen soll nun in den nächsten 6 Monaten wie folgt geprägt werden:
    • Vorhandene Vorschläge werden in Berufsgruppen in allen Ländern. Dabei soll der erste Vorschlag von Ve als Grundlage vorgelegt werden und a) Themen hinzugefügt und b) alle Themen einer Bewertung unterzogen werden.
    • Die Vorschläge von Ve waren (s. auch Präsentation):

Long-term effects of HAART – negligible?
Virus blocked – Encephalopathy remains?
Adherence forever: How to maintain motivation
Sex and HAART: Safe sex forever?
Normal life expectancy – with or without kids?
HIV suppressed – emerging coinfections
Life expectancy and life insurance
Condom or Pill: Consequences of PREP HIV under Control – Syphilis is booming
Glance over the fence: HIV in Eastern Europe Treatment forever or eradication as a goal?

    • Bis 2/08 sollten die Vorschläge gewertet sein und bis 4/08 ein definitver Themenvorschlag vorliegen. Schon jetzt sollten die Teilnehmer / Forschungsgruppe in die Themenwahl eingebunden werden. Das wird eine wichtige Aufgabe für die Vertreter der Gesellschaften
  • Sponsoren
    Das rechtzeitige Einbinden der Sponsoren ist eine zentrale Aufgabe der Kongressleitung. Der Kontakt soll jetzt durch den Präsidenten über die CH-Firmen eingeleitet werden. Es ist klar, dass Symposien bisher die grössten Geldgeber waren, doch die Parallelveranstaltungen sind auch von der Industrie nicht unbedingt erwünscht. Entscheide:
    • Der Wunsch nach weniger Symposien ist klar. Wenn möglich keine Parallelen
    • Die Ausarbeitung eines idealen Musters muss gemeinsam mit den Partnern der Industrie erarbeitet werden.
    • Das Angebot eines „Themensponsorings“ wird als Möglichkeit akzeptiert (eine Sesssion gesponsort durch Industrie) rechtliche Situation ist noch zu klären (BrS), allerdings zeigt MCI ein Beispiel aus einem anderen Kongress. BVie schlägt vor, dass man versuchen sollte die Firmen zu einem gemeinsamen Sponsoring zu bewegen.
    • Eine Reduktion auf Ausgabenseite wird auch akzeptiert. Ebenso wird vom Kongress auch nicht die Erwartungshaltung einer weiteren Gewinnsteigerung wünschenswert taxiert.
    • Bei der Budgetausarbeitung muss versucht werden, ein alternatives Budget mit 50% (ev etwas zu tief!) Symposiumeinnahmen aufzustellen
  • Organisation
    • Allgemeines: Wünschenswert wäre eine zentrale Ablage der wichtigen Dokumente, aber auch Projektmanagement/To do-listen etc.
    • Persönliche Treffen: Zur Schonung des Budgets möglichst wenig persönliche Treffen, wenn immer möglich anlässlich von Meetings, an denen insbesondere Wissenschaftler ohnehin beteiligt sind (gilt v. a. für Wiss-Programm). Von vielen besucht werden Berlin 3/08 und ICAAC 9/08.
      Einbezug von internet-basierten Videokonferenzen soll versucht werden Wenn persönliche Treffen, möglichst ohne Übernachtung an einem für alle optimal gelegenen Flughafen.
      • Organisationsstruktur: Folgendes Organigramm wird verabschiedet, anzumerken noch, dass das Community board selbst seine Vertretung noch wählen muss. Die aktuelle Verson mit BVie als Vertreter CB ist noch provisorisch:



        Als Wunschkandidat für Scientific Board wurde Bernard Hirschel (BH) vorgeschlagen. Falls er nicht zusagt, wäre Hans-Jürgen Stellbrink (auch ein Wunschkandidat) vermutlich bereit (JR), die Aufgabe zu übernehmen. Die Zusammensetzung des Sc-Boards obliegt dann dem zuständigen Leiter.

        Nachtrag 10.11.07: Bernard Hirschel hat zugesagt das Scientific Board zu leiten.

        Gewünscht werden (Ve) klare Kommunikationswege und fest definierte Zuständigkeiten der einzelnen Personen. Es wird auf die Wichtigkeit von Stellvertretern hingewiesen (BV+BrS).

        Das Conference Board hat die Aufgabe, sich regelmässig über den Lauf der Planung auf dem Laufenden zu halten und auch den Austausch zwischen den Bereichen sicherzustellen. Das Board wird sich regelmässig in Telefonkonferenzen treffen.

    • Korrektur Wortwahl Präsentation: HL weist auf die wichtige Unterscheidung hin zwischen Partner (alle möglichen Beteiligten, inkl. Industrie) vs. Veranstalter (die drei Fachgesellschaften)
    • Ve weist darauf hin, dass die CH-Organisation noch nicht bestimmt ist. Interimistisch wird Kantonsspital St. Gallen angefragt.
    • Verteilung Überschuss unter Veranstaltern wird noch einmal vorgestellt (s. Sydney). Dieser Schlüssel soll auch in Zukunft fix bleiben:
      • 20 % an die Organisation/Klinik des Veranstaltungsortes / Kongresspräsidenten
      • 10 % an die Kongress organisierende Fachgesellschaft des Veranstaltenden Landes
      • 30 % an DAG
      • 20 % an ÖAG
      • 20 % an SHCS (resp. CH-Organisation)
  • Hotelbetten:
    BS hat die Situation der Hotelbetten in Präsentation eingebettet. Gewünscht (und von BB als gute Variante aus Erfahrung Berufsolympiade geschildert) ist ein zusätzliches Angebot von kleinen Pensionen in der Nähe. Möglichkeit für ganze Forschergruppen, sich gemeinsam dort einzumieten und mit Auto hinzufahren.
    • Das Shuttle / Hotelkonzept muss früh erarbeitet werden
    • Die Teilnehmer sollen jetzt schon darauf vorbereitet werden, respektive in die Lösung des Problems einbezogen werden.
    • Ziel sollte sein, den Charme des kleinen Ortes als Markenzeichen St. Gallen zu nutzen
    • Situation offen mit Pharam diskutieren
    • Idee des Hotelangebotes in SG für Personen, die ein Abstract akzeptiert haben
    • Scholarship könnte auch mit lokaler Zimmermiete auf Privatbasis gelöst werden.
  • Konzept SÖDAKtuell wird als gut befunden.

 

4. Timelines (nicht diskutiert, nur präsentiert)

 

  • Nov 07: Entwurf Standardvertrag SÖDAK, Budgetentwurf SÖDAK 2009
  • Nov 07-Dez. 07: Umfrage für Themenwahl SÖDAK 2009
  • Nov. 07 : Kontaktaufnahme Industrie für Partnerschaft SÖDAK
  • Dez. 07: Verabschiedung Budget SÖDAK 2009
  • Feb. 08: Erster Vorschlag der Themenwahl durch Conference Board
    Wahl der Leiter der Subcommitees
  • März 08: Meeting mit Sponsoren
  • März 08: Programmentwurf für Rahmenprogramm Lokalprogramm und Partnerorganisation on Board
  • März-April 08: Wahl der Mitglieder der Sub-Commitee des Scientific Comm

St. Gallen, 1.11. 07 Pietro Vernazza

Korrekturen eingearbeitet von:
BrS: 2.11.07
JR: 2.11.07
BVie: 4.11.07


5. PENDENZEN


Was

Wer

bis

Diskussion über Tagungs Themen in Fachgesellschaften und übrigen Organisationen initiieren und Resultate zusammentragen

alle

12/07 init

 

2/07 final

Kontaktaufnahme mit top 10 Sponsoren: Beginn in der CH

Vernazza

12/07

Festlegen eines Termins mit Sponsoren ca. März

Ve

11/07

Vorbereitung Vertragsabschluss mit MCI

MCI / Ve

11/07

Vertragsabschluss MCI – VE – AH – EP

Alle vier

12/07

Offerte für Erstellung eines CID

Deep Thought

11/07

Abklärungen für webbasierte Dokumentstruktur

Ve

11/07

Brief an CH-Organisationen (SAFE-ID, SGInf) wegen Trägerschaft

Ve

11/07

Kontaktaufnahme KSSG für Vorübergehende Trägerschaft Organisation

Ve

11/07

Planung Södaktuell Nr. 1: Zusammenfassung KickOff

Ve

11/07

 

Dateien:
life+-Magazin - Dokumentation der PoBe 2009 Beliebt

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16.03.2012
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