Protokoll der zweiten Sitzung des Community Board 2007 in der AIDS Hilfe Frankfurt vom 22.7.2006 - 23.7.2006

 

Anwesend:
Wiltrut Stefanek, Petra Klüfer, Andreas Hofmann, Bernard George und Holger Pfister 
Unentschuldigt:
Hans Lothar Schneider

 

Samuel Arslan, Peter Pilat , Bernhard Zeber und Marcel Krümmel sind in den vergangenen Wochen aus unterschiedlichen Gründen aus dem CB 2007 ausgeschieden. (Siehe Punkt 6)

 

TOP 1: Das Protokoll der ersten Sitzung

 

(5.5.2006 - 7.5.2006) wurde vom gesamten CB angenommen.

 

TOP 2: Ablauf des Treffen

 

Sa. 22. 7. 2007
11.00 - 13.00 Arbeitsphase
13.00 - 14.00 Mittagspause
14.00 - 17.30 Arbeitsphase

So. 23. 7. 2006
9.00 - 13.00 Arbeitsphase

 

TOP 3: Festlegung der Moderation und Protokollführung

 

Wiltrut und Andreas schreiben das Protokoll. Petra und Wiltrut moderierten die Arbeitssitzung.

 

TOP 4: Kommunikation und Umgangsformen

 

  • Jedes Mail geht an ALLE.
  • Mailbestätigungen werden nur bei wichtigen Entscheidungen und bei Deadlines angefordert.
  • In der Betreffzeile der einzelnen Mails muss immer der „passende“ Betreff stehen.
  • Deadlines müssen eingehalten werden um effektiv arbeiten zu können. (mehr dazu auf Seite 7)
  • Wiltrut bittet um ganze Sätze und genaue zugewiesene Antworten.

 

TOP 5: Abrechnung der Reisekosten

 

Die einzelnen Reisekosten werden über Congress Partner Berlin (CPB) abgerechnet. Es müssen die Originalbelege und das Abrechnungsformular an folgende Adresse geschickt werden:

Congress Partner Berlin (CPB)
z.Hd.: Fr. Lissy Becker
Quartier Schützenstrasse
Markgrafenstr. 56
10117 Berlin

 

TOP 6: Rücktritt und Ausschluss einzelner CB-Mitglieder

 

Samuel Arslan ist am 22.5.2006, Peter Pilat am 28.5.2006, Bernhard Zeber am 16.7.2006 und Marcel Krümmel am 18.7.2006 aus dem CB 2007 ausgeschieden.

Bernhard Zeber und Marcel Krümmel bekommen ein persönliches Mail des CB. Wiltrut mailt den Entwurf im Vorfeld zur Bearbeitung rund.

Hans Lothar Schneider hat sich seit Anfang an nicht aktiv an der Arbeit des CB beteiligt. Am 18.7.2006 hat er Petra informiert, dass er nun bereit sei aktiv im CB mitzuarbeiten. Er wird nun aufgefordert dem CB seine Abwesenheit zu erklären und wie er sich seine zukünftige Mitarbeit im CB vorstellt. Ihm wird für seine Antwort eine Frist von einer Woche gestellt. Sollte er innerhalb dieser Frist nicht reagieren wird er einstimmig aus dem CB ausgeschlossen.


TOP 7: Aufarbeitung der TO – DO Liste der ersten Sitzung

 

Wiltrut mailt die aktuelle Version der Adressenliste des CB 2007 rund. Diese wird abermals von ALLEN kontrolliert.  

Maya Czajka bleibt für das CB die Ansprechperson bei der DAH.  

Die fehlenden persönlichen Vorstellungen werden bis Di. 25.7.2006 an Wiltrut gemailt. Sie schickt sie gesammelt an Bernd Vielhaber, welcher die Website für das CB akutalisiert.  

Das Motto des Kongresses lautet: „anders denken“. Am Kongresslogo wird laut unserer letzten Information seitens des Kongresspräsidiums noch gearbeitet. Wiltrut fragt in einer „Sammelmail“ bei Fr. Bracone diesen Punkt ab. (siehe Punkt 17)

Fr. Bracone mailt uns die anfallenden Protokolle der einzelnen Vorbereitungsgruppen zu. Diese müssen gelesen und überarbeitet werden. Bei anfallenden Unklarheiten und Fragen diese bitte an Wiltrut mailen. Wiltrut fragt dann bei Fr. Bracone nach.


TOP 8: Positive Begegnungen 2006 in Leipzig und Open Space des CB

 

Das CB wird an der Konferenz zum Leben mit HIV/AIDS von 24.8.2006 - 27.08.2006 in Leipzig teilnehmen. Holger ist entschuldigt da er sich auf einer Auslandreise befindet. Bei der ersten Sitzung im Mail hat das CB beschlossen, sich gemeinsam für die Teilnahme zu bewerben.

Hans Lothar wird vom CB informiert, dass er an der PoBe in Leipzig teilnehmen kann und soll.

Die Reisekosten für Leipzig werden über CPB abgerechnet, da wir uns während der PoBe zu einer Arbeitsitzung zusammensetzen.

Das CB plant die Einreichung eines Open Space im Rahmen dieser Konferenz. Wiltrut wird das erarbeitete Konzept an die Vorbereitungsgruppe schicken.

Das Konzept enthält folgende Punkte:

Thema:

  • Ein Beispiel aus der Selbsthilfe – das Community Board

Benötigte Zeit:

  • 2 Stunden

Moderation:

  • Andreas

Ablauf:

  • Vorstellungsrunde der Teilnehmer und der anwesenden CB-Mitglieder
  • Power Point Präsentation ↔ Rückblick
  • Entstehung und Entwicklung des CB
  • Power Point Präsentation ↔ allgemeine Information über das CB, Forderungskatalog,…

Die Power Point Präsentationen werden im Vorfeld von Wiltrut erstellt und zur Bearbeitung rundgemailt. Petra wird sie im Open Space vorstellen.

Problembeschreibung:

  • mangelndes Interesse an der Arbeit des CB von der Betroffenen Community und den Ärzten sowie Pflegepersonal
  • Kommunikation
  • Erwartungen und Wahrnehmung beider Seiten (DAH, ÖAG, DAIG, Kongresspräsidium ↔ CB)

Diskussionspunkte:

  • „professionelle“ Selbsthilfe ↔ gibt es diese und brauchen wir sie? (Sichtweise in Ö und D)
  • Position der Selbsthilfe in Ö und D
  • Was wird von der Selbsthilfe erwartet?

Ziel:

  • Promotion für das CB und seine Arbeit
  • Informationsaustausch und Erfahrungsaustausch ALLER Anwesenden
  • offene Gesprächsrunde und Diskussionsrunde


TOP 9: Scholarship Programm und das „Get together“

 

Scholarship Programm

Im Vorfeld des Kongresses müssen für die Scholarshipteilnehmer wieder Informationsmappen erstellt werden. Wiltrut schickt eine Mappe vom DÖAK 2005 an Holger. Holger wird diese als Vorlage benutzen. Den Informationsmappen soll ein Block, ein Kugelschreiber (neutral), ein Kondom, ein Stadtplan, ein GAY-Stadtplan, …beiliegen.

Das CB wird auch eine Liste der Veranstaltungshighlights des Kongresses erstellen und diese beilegen.

Im Hotel der Scholarshipteilnehmer wird es wieder am Anreisetag einen Help Desk geben.  

Petra kümmert sich um das Hotel. Sie schickt die anfallenden Informationen an ALLE rund.  

„Get together“

Das Get together findet am 27.6.2007 statt.

Rahmenbedingungen: Raum für mindestens 100 Personen, Bestuhlung, Bühne, Buffet und Getränke.

Holger fragt bei der AH Frankfurt an, ob diese die Kosten für die Getränke und das Buffet übernehmen.

Location:

  • ↓Raum der AH in der Lenaustr. verfügt über keine Bestuhlung
  • ↓Switchboard ist zu klein
  • ↕ Schwules-Lesbisches Kulturhaus Holger wird sich informieren und sich um andere Räumlichkeiten umschauen.

 

TOP 10: Positionspapier

 

folgende Punkte sind erledigt:

  • CB-Sekretariat
  • Vertretung des CB in der Lokalen Vorbereitungsgruppe und im Kongresspräsidium.  

folgende Punkte sind noch offen:

  • Evaluation
  • fachlich kompetente Chairs und Co-Chairs
  • Kinderbetreuung, Ruhezonen und leistbares Essen
  • CB-Foren (Räumlichkeiten sowie fixen Platz im Kongressprogramm)
  • „Lernklima“ – Patientenorientierte Sprache
  • Einbindung vernachlässigter Gebiete (HNO, Zahn, Mund, Kiefer,…)
  • Pausen zwischen den einzelnen Veranstaltungen
  • Interaktive Session mit TED- Abstimmungen
  • Einladung der deutschen Patientenvertreterin Fr. Kühn–Mengel zu einer Pressekonferenz oder zu einem Round Table


TOP 11: Eröffnungs- und Abschlussplenum

 

Das CB hat sich entschieden seinen Vortrag beim Eröffnungsplenum an eine außenstehende Person abzugeben. Diese Person wird vom CB gebrieft und die Rede wird gemeinsam vorbereitet. Bernard kontaktiert nochmals Winnie Ssanyu Sseruma, ob sie diesen Part übernehmen möchte.  

Das Abschlussplenum wird von einem Mitglied des CB übernommen.  

Das CB wird sich während des Kongresses massiv und sinnvoll in den Pressekonferenzen platzieren.

 

TOP 12: Evaluation

 

Es wird überlegt, dass die Beantwortung des Evaluationsbogens für alle Scholarship-Teilnehmer verpflichtend ist. Weiters soll die Evaluation während des Kongresses sichtbarer gemacht werden wie z.B.: durch konkrete Hinweise in den einzelnen Veranstaltungen, Verteilung der Bögen durch Hostessen,…

Bei der Evaluation des DÖAK 2007 soll ein Schwerpunkt auf das Pflegesymposium und auf die Communitybeteiligung gelegt werden. Wiltrut wird im Vorfeld mit Frank Amort / AH Wien darüber reden.

 

TOP 13: Pflegesymposium

 

Das Pflegesymposium wird wieder von Achim Weber / DAH organisiert. Die Organisatoren aus Österreich sind noch unbekannt. Wiltrut wird bei Fr. Dr. Schmied und Günter Geyer nachfragen.

Das Budget des Pflegesymposiums wurde bereits Prof. Staszewski vorgelegt. Laut unseren Informationen kam bisher diesbezüglich keine Rückmeldung. Das CB begrüßt es, wenn es wie in den vergangen Jahren ein fixer Bestandteil des Kongressbudget und Kongresses ist.

 

TOP 14: Brief an den Kongresspräsidenten, die Deutsche und Österreichische AIDS-Gesellschaft

 

Wiltrut wird einen Brief verfassen, welcher von ALLEN korrigiert wird. Dieser Brief wird folgende Punkte beinhalten:

  • Räumlichkeiten im Kongresszentrum für das CB (Büro, Ruheraum für Scholarshipteilnehmer und tägliche CB – Foren)
  • Scholarship – Programm: Das CB hat dem Kongresspräsidenten Prof. Dr. Staszewski das benötigte Budget vorgelegt und wartet auf eine Rückmeldung. Aus verschiedenen Gründen würden wir es begrüßen, wenn das Scholarshipbudget ein fixer Bestandteil des Kongressbudgets wird und in den nächsten Jahren auch bleibt. 
  • Pflegesymposium: Das CB begrüßt es, wenn das Pflegesymposium sowie sein benötigtes Budget wie in den letzten Jahren ein fixer Bestandteil des Kongressbudgets ist.
  • Eröffnung und Abschlussplenum (siehe Punkt 11)
  • Teilnahme des CB an den Pressekonferenzen sowie Einbindung in die Pressearbeit im Vorfeld sowie während des Kongresses
  • Grußwort im Vorprogramm und Endprogramm
  • Abstract Reviewer: Das CB stellt einen Vertreter für die sozialwissenschaftlich eingereichten Abstracts.


TOP 15: Brief an DAH

 

Wiltrut wird einen Brief verfassen, welcher von ALLEN korrigiert wird.

Dieser Brief enthält folgende Punkte:

  • die Nutzung der Infrastruktur für das Scholarship – Programm der Deutschen Teilnehmer
  • Mitarbeit von Martin Westphal vor Ort beim Help Desk im Hotel
  • Nutzung der PR-Verteiler für Aussendungen im Vorfeld (diese Anfrage ergeht auch an die Wiener AIDS Hilfe) Petra mailt einen Textentwurf an alle rund. Dieser Entwurf soll auf die CB Website, auf  die aktive Mitarbeit des CB,… hinweisen.
  • Sachmittelentschädigung für die CB-Mitglieder 


TOP 16: Brief an DAIG

 

Das CB fragt wegen der Übernahme der Bürgschaft für das Hotel des Scholarship-Programmes an.

 

TOP 17: Mail an Fr. Bracone

 

Wiltrut mailt folgende Fragen und Punkte an Fr. Bracone.

  • Gibt es einen vorläufigen Programmentwurf?
  • Wurden bereits Referenten eingeladen?
  • Besichtigungstermin des Kongresszentrum für das CB (Terminvorschlag: 10.11.2007)
  • Gibt es ein Kongresslogo?
  • Budget des Scholarship-PorgrammesHat die Pressearbeit bereits begonnen?
    • Welche Presseagentur wurde beauftragt?
    • Kontaktmöglichkeiten
  • Teilnahme von Petra und Bernard an der Präsidiumssitzung am 1.9.2006 in Frankfurt


TOP 18: Arbeitstreffen in Frankfurt

 

Das nächste CB – Treffen findet von Fr. 10.11.2006 bis So.12.11.2006 in den Räumlichkeiten der AIDS Hilfe Frankfurt statt. Holger reserviert den Raum und holt im Vorfeld den Schlüssel in der AIDS Hilfe Frankfurt ab.

Ein Tagesordnungspunkt wird die Begehung des Kongresszentrums sein.

Folgende Arbeitsphasen wurden festgelegt:

Fr. 10.11.2006

  • 13.00-19.00

Sa. 11.11.2006

  • 9.00-18.00

So.  12.11.2006 

  • 10.00-13.00

Das CB wohnt in der „Villa Orange“, Hebelstraße 1.


Interne und Externe Kommunikation:

Intern:

  • Grundsätzlich werden alle Mails an die CB Liste gemailt.  Dies dient zum Erreichen des gleichen Informationsstandes / Wissensstandes jedes einzelnen Mitgliedes
  • In der Betreffszeile der Mails Thema angeben
  • Lesebestätigungen nur bei dringenden Mails anfordern (z.B. Deadlines, Arbeitsaufträge,…). Diese  sind aber  zu berücksichtigen!!!
  • Abwesenheiten – gerade kurzfristige – sind bekannt zu geben, ansonsten haben wir die Abwesenheitsliste, die jedem Protokoll beigefügt wird. Diese muss immer aktualisiert werden!
  • Deadlines sind unbedingt zu berücksichtigen
  • Inhaltliche und zu bearbeitende Themen sind als Anhang in einer Word Datei zu erstellen und rundzumailen.
  • Bei Überforderungen sowie nicht rechtzeitiger Erfüllung der übernommenen Aufgaben (z.B. Workshop Gestaltung / Referenten & Chair, Akquise) sofort melden, damit andere CB Mitglieder  übernehmen können, um Schaden zu vermeiden.  

Extern:

  • Jede Kommunikation mit z.B. Kongress Sekretariat, DAH, DAIG, Österreichische AIDS Gesellschaft, AIDS-Hilfe Wien laufen nur über das CB Sekretariat.
  • Für die nachfolgenden CB’s werden  wichtige Informationen an das CB Sekretariat zur Archivierung gemailt.

Liste der offenen Punkte : Stand 25.7.2006

  • Interne Pressearbeit über DAH und AHW -Textentwurf ==> Petra
  • 2-mal wöchentlich Website prüfen, evt. Antworten auf Beiträge im Diskussionsforum ==> Alle
  • (nach Absprache mit dem gesamtem CB) ==> Alle
  • Aktualisierung der Abwesenheitsliste ==> Alle
  • Überprüfung der Adressenliste ==> Alle
  • Eröffnungsplenum und Abschlussplenum ==> Alle
  • Grußwort für das Vor- und Endprogramm ==> Alle
  • Vorbereitung PoBe ( Open Space Gestaltung ) ==> Wiltrut, Petra, Andreas
  • Vorbereitungen für das „Get together“ ==> Holger
  • Scholarship-Programm ==> Petra, Holger, Wiltrut
  • ▪Abstract review committee ==> ???
  • Abstract Aufruf, Themen, etc. auf die Website setzen ==> Bernd Vielhaber
  • Themenausarbeitung für die Website ==> Bernard, Andreas, Wiltrut
  • Mails an Kongresspräsidenten, ÖAG, DAIG, DAH, AHW, Kongresssekretariat ==> Wiltrut
  • Website / persönliche Vorstellungen fehlen noch!!! ==> Andreas, Hans Lothar
  • Planung des nächsten CB Treffen ( TO, Protokoll, …) ==> Wiltrut


Dateien:
Präsentation Scholarship-Programm CB 2007 Beliebt

Download

Die vom Kongresspräsidenten gewünschte Präsentation über das Scholarship-Programm des Community-Board des 3. DÖAK, Frankfurt 2007, die auf der 2. Präsidiumssitzuzng gehalten wurde.



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